Pues bien, hay una forma maaaaas o menos sencilla, esto es, hacer un Formato de Archivo de Importación, que se sube mas o menos fácil (si, en estos casos, todo es mas o menos fácil) al SUA y ya cargados ahí se descarga un archivo para poder subirlo fácil al IDSE.
OK, dicho esto vamos con los pasos:
1.- Generación del archivo en excel:
Este es el formato que debe tener nuestro excel (copiado casi literalmente de la Guía de Uso, la que se llama Trabajadores en la página del IMSS http://www.imss.gob.mx/patrones/sua)
¿Y esto que significa? lo explicaré a continuación:
- El registro debe tener una longitud fija de 49 caracteres, si suman las cantidades en Longitud verán que suman 49, o sea que deberán moverle a las celdas en excel para que tengan esa medida (abajo pongo un ejemplo, no se preocupen)
- La fecha debe ir con el formato ddmmaaaa sin diagonales ni nada, por ejemplo la fecha 28 de mayo de 2016 debe ir: 28052016
- El formato del folio de incapacidad debe ir XX999999 o sea, dos campos alfanuméricos y 6 numéricos (aún no hago un carga batch para incapacidades pero lo intentaré pronto).
- Los tipos de movimientos son:
- 02 baja (baja masiva de empleados? esperemos no usar esta)
- 07 modificación de salario (la nuestra!)
- 08 reingreso
- 09 aportación voluntaria (ja!)
- 11 ausentismo (luce muy interesante, yo aún meto los ausentismos a mano y son mas de 100 al mes)
- 12 incapacidad (lo mismo que en ausentismo pero con lo mal que luego expiden las incapacidades en el IMSS creo que esto es mejor hacerlo a mano!)
- El SDI o Aportación voluntaria (5 enteros, 2 decimales) debe grabarse SIN punto decimal (mas abajo les doy un tip que yo usé para quitarles los puntos sin tener que hacerlo de uno por uno)
- Utilizar solo mayúsculas para los caracteres alfabéticos.
OK con todos estos datos nos damos esta idea, obvio no debe llevar los títulos, ni esas medidas, pero así debe verse la fecha dejando espacios para las incapacidades o ausentismos aunque no los usemos y el Salario Diario Integrado
Pues bien, ya tenemos el formato y mas o menos una idea de como organizar nuestro excel, ahora veamos como queda:
Listo, tenemos nuestro archivo, pero esto no acaba aquí, no olviden tomar en cuenta VARIAS cosas importantes:
- ¿Cómo lograr que el NSS se mantenga de 11 dígitos aunque tenga un cero al inicio? uno de los métodos es poner un apostrofe al inicio ' . OJO: no es un acento ´ como este, es el que está derechito '. Ejemplo: '01234567891. Y ya cuando das enter el apostrofe desaparece (aunque siga en la barra de fórmulas). Pero no te vas a poner a ponerle apostrofes a todos los NSS que sean necesarios, perderás tiempo, yo lo que hago es irme al Formato de Celdas, la opción de número y en personalizada le pongo 11 ceros (00000000000) y ya queda por default que en esa celda, pase lo que pase, debe haber 11 dígitos. (NOTA: la opción de 11 ceros no existe, hay una de un cero, y lo modifiqué a 11, es lo bueno de la personalizada)
- El punto que mas me rompió el coco, fue el del salario, dice que tiene que haber 7 dígitos y sin punto decimal, si yo tengo un 179.60 lo tengo que convertir a 0017960. Esto es lo que hice, si conocen alguna forma mas fácil por favor díganmela:
- paso uno, usar la fórmula redondear a dos decimales (siempre pasa que después del cálculo, algunos quedan con mil decimales), copiarla y pegarla como valores.
- dos, multiplica los salarios por 100, para recorrer los decimales
- tres, se van al formato de celdas, pestaña de número y la última opción que es la personalizada, elijan un 0 que está solo y agréguenle seis ceros mas para que queden siete y ya queda como en el ejemplo:
Bien, ya casi acabamos!!!! espero que no se hayan quedado atorados en algún paso. ya viene en lo que me tardé 2 horas a pura prueba y error, pasarlo a .txt para que lo acepte el SUA!!!
2- Generación del TXT para el SUA
OK ya tenemos nuestro excel, ahora hay que guardarlo como .txt, yo lo guardé en txt y el SUA nunca me lo aceptó, me daba el error de que la longitud no era correcta, y después de mil intentos esto me resultó:
- ya tienes el formato en excel, guardado como .xls, ahora le das en Guardar Como... y eliges la opción SCV (delimitado por comas) (ya se,,, WTF)
- Le puedes dejar el mismo nombre o cambiarlo, como desees, le das Guardar, te va a decir que El libro seleccionado no es compatible con libros que contienen múltiples hojas, le das Aceptar.
- Luego aparece otro recuadro donde dice básicamente ¿Desea mantener el formato del libro? y ahí le decimos que NO.
- Se va a abrir otra ventana para que lo guardes, dale "Esc" ya que ya lo guardamos hace unos minutos.
- Cierra tu excel, y a todo lo que te pregunta dile que No.
- Nos vamos a nuestra carpeta, aparentemente hay dos archivos iguales, pero son diferentes, uno es el excel y el otro es el SCV, le damos clic derecho a este último y le decimos que lo abra con bloc de notas.
- Si te aparecen esas comas abajo como a mi, bórralas, que nada mas queden las filas que nos interesan.
- Aún nos quedan las comas que están entre nuestros datos, no nos sirven y debemos borrarlas, es tedioso hacerlo a mano, mas si tenemos mas de 2 movimientos así que: Ahora con Ctrl+E copiamos TODO nuestro bloc de notas, abrimos una hoja de word y pegamos ahí,
- con Ctrl+B nos vamos a la opción Buscar y de ahí la pestaña de Reemplazar (no me se el directo a reemplazar), y le ponemos lo siguiente:
- Buscar: ,,,
- Reemplazar con: " " (sin comillas ponemos los 10 espacios
Esto hará que las comas sean cambiadas por 10 espacios en blanco, es decir, las incapacidades y los ausentismos, algo así:
- Y le damos en Reemplazar todos
- Algo similar haremos con las comas, nos vamos otra vez a Buscar y Reemplazar, en Buscar le ponemos una coma y en Reemplazar no le ponemos nada, asegúrense de efectivamente no haya nada en ese campo, quedará así:
- Asegúrense de que queden 10 espacios entre la fecha y el SDI, en el ejemplo aunque no parezca, si hay diez espacios.
- Copiamos todo con Ctrl+E, lo copiamos y lo sustituimos en el bloc del que tomamos los datos anteriores, le ponemos "Guardar como", ahora si como .txt, le ponen otro nombre y guardan, se va a generar un .doc.
Así me quedó de bonis y así es como les debe quedar a ustedes, se que es mucho rollo, pero cuando tienes mas de 100 movimientos es necesario.
3.- Como cargar el archivo al SUA
Antes que nada, hagan un respaldo del SUA, por si la regamos, lo podamos restaurar sin problemas,
Una vez respaldado, elegimos nuestra empresa y nos vamos al botón de Actualizar Trabajadores, (es el 3ro de izquierda a derecha), se nos va a desplegar la ventana para agregar un trabajador nuevo, pero nosotros vamos a buscar la pestaña de Importar Datos y le vamos a dar clic ahí (ya se, que lugar tan random para poner esa opción).
Una vez en esa pestaña podemos elegir varias opciones, que ya con esto que les he enseñado, pueden hacer sus propios archivos para las demás.
Seleccionamos Movimientos (movt.txt) y le daremos Examinar donde dice "Archivo a importar" y elegiremos nuestro mas reciente y lustroso bloc de notas, le daremos Importar.
En teoría, comenzará a procesar los datos y saltará una ventana que dice "Los datos han sido actualizados satisfactoriamente". Hacemos clic en Salir.
Ya subimos toooodos nuestros movimientos al SUA satisfactoriamente, pero también les he prometido como exportarlos al IDSE, y aunque ya llevo un rato aquí y estoy cansada, se los explicaré.
Lo siguiente que haremos será buscar la opción Generar Movimientos Afiliatorios, la pueden encontrar en el 4to botón de izquierda a derecha, tiene forma de floppy
Esta opción ayuda mucho pero es traicionera, solo te genera los movimientos UNA VEZ, es decir, se los pediremos ahorita y ya nunca nos los va a volver a dar, así que no desperdicien la oportunidad. Cuando metamos mas movimientos y saquemos otra vez el reporte, solo nos mostrará los que hayamos hecho después del anterior reporte, espero haberlo explicado claramente.
O sea que, si meten movimientos manuales a lo largo del mes y luego quieren meter movimientos masivos para subirlos a IDSE, yo les recomiendo que Generen los movimientos hechos anteriormente, hagan la carga masiva y luego vuelvan a generarlo, esto para que solo se guarde en el archivo los movimientos que nos interesa subir al IDSE.
OK, seleccionamos el disquito y en la ventana que se abre a continuación no hay mucho que hacer mas que dejarle en Envío y darle en Generar.
Nos pedirá guardar la información
Esto es que si tuviste altas, bajas y/o modificaciones desde la última vez que generaste los movimientos, te hará un archivo por cada uno de estos.
Guarden los reportes en un lugar donde los puedan encontrar fácilmente, eso que te pide guardar es el archivo que subiremos al IDSE, es MUY importante.
Inmediatamente al guardar se generará una vista de lo que subimos, es buena oportunidad para medio darle una revisada de que todo esté bien, también les recomiendo guardarla como PDF para llevar un control.
Se generó un archivo con extensión .070 y ese es el que subiremos al IDSE
Bueno, hasta aquí llega mi entrada de hoy, espero que les sea muy útil y me digan sus comentarios, ver que se puede mejorar o si tienen alguna duda tal vez pueda contestárselas.
